1. Responsables du traitement
FARGEOT Tom et BEAUMONT Thomas déterminent conjointement les informations nécessaires à la gestion des demandes et des locations de leur bateau. Ils sont responsables conjoints du traitement au sens du RGPD.
Point de contact unique : contact.loc40@gmail.com
Téléphone : Tom, 06 81 69 00 70 ; Thomas, 07 81 23 79 00.
2. Données susceptibles d'être collectées
Lors d'une demande de réservation
- nom et prénom, email, téléphone ;
- dates, créneau, nombre de personnes, détention déclarée du permis et mode de règlement envisagé ;
- message libre et informations nécessaires pour répondre à la demande ;
- date de la demande, statut, prix convenu et échanges utiles au suivi.
Après confirmation, pour le dossier contractuel
- date et lieu de naissance, adresse, numéro de permis plaisance et référence de pièce d'identité ;
- photographies du permis et de la pièce d'identité, fournies pour préparer le dossier et contrôlées avec les originaux le jour J ;
- signature, contrat, états des lieux, photos du bateau, inventaire, incidents et observations ;
- informations relatives à la réception du loyer et du chèque de caution, sans donnée de carte bancaire.
3. Pourquoi ces données sont-elles utilisées ?
| Finalité | Base utilisée |
|---|---|
| Répondre à une demande, vérifier les dates et préparer une proposition | Mesures précontractuelles demandées par la personne |
| Préparer, conclure et exécuter le contrat ; organiser l'accueil, le paiement sur place et les états des lieux | Exécution du contrat |
| Vérifier l'identité et le permis, protéger le bateau et documenter les dommages ou incidents | Exécution du contrat et intérêt légitime à prévenir la fraude et défendre les droits des parties |
| Assurer la sécurité du site, journaliser les accès et traiter un incident technique | Intérêt légitime à sécuriser le service et les dossiers |
| Respecter une obligation légale, répondre à une autorité ou conserver une preuve requise | Obligation légale ou défense de droits en justice |
Les informations ne sont pas vendues, louées, utilisées pour établir un profil publicitaire ni ajoutées automatiquement à une newsletter.
4. Qui peut accéder aux informations ?
- Tom et Thomas, pour gérer les demandes, contrats et locations ;
- l'accueillant désigné, uniquement pour les informations nécessaires au rendez-vous, au contrôle des originaux, à la réception du loyer et du chèque, aux états des lieux et à la remise des clés ;
- Supabase, prestataire de base de données et d'authentification ; le projet est configuré dans la région Paris, Union européenne ;
- Web3Forms, utilisé pour transmettre la notification initiale du formulaire par email ;
- OVHcloud, hébergeur du site public, et les prestataires de messagerie utilisés pour recevoir les échanges ;
- l'assureur, un expert, un conseil, les secours ou une autorité, uniquement lorsqu'un incident ou une obligation le justifie.
Les prestataires n'interviennent que pour fournir leurs services. Leurs propres engagements de confidentialité et, le cas échéant, les mécanismes applicables aux transferts internationaux encadrent leurs traitements.
5. Combien de temps les données sont-elles conservées ?
| Catégorie | Durée ou critère retenu |
|---|---|
| Demande sans suite | 12 mois après le dernier échange, puis suppression ou anonymisation |
| Photos du permis et de la pièce d'identité | Suppression au plus tard 30 jours après un retour conforme et le règlement complet ; en cas d'incident, conservation limitée aux éléments strictement nécessaires jusqu'à sa clôture |
| Dossier opérationnel, états des lieux et photographies | Base active pendant la location et la période de réclamation ; tri dans les 3 mois suivant le retour |
| Contrat signé, preuve des accords, règlement et éléments nécessaires à un litige | Archivage restreint pendant la durée nécessaire à la preuve et aux délais légaux applicables, en principe jusqu'à 5 ans après la fin de la location |
| Documents soumis à une obligation comptable ou fiscale | Durée imposée par la réglementation applicable, lorsqu'elle s'applique |
| Journaux techniques de sécurité | Durée courte proportionnée à la sécurité du service, sauf nécessité liée à un incident |
Une suppression peut être différée lorsque la conservation reste nécessaire pour constater, exercer ou défendre un droit en justice, respecter une obligation légale ou traiter un sinistre.
6. Sécurité et confidentialité
Le back-office est protégé par authentification et règles d'accès à la base de données. Le dossier locataire est ouvert par un lien comportant un identifiant et un jeton secret. Les comptes administrateurs sont limités aux personnes autorisées.
- Ne transférez pas votre lien de dossier à une personne non autorisée.
- Prévenez immédiatement Tom ou Thomas si vous pensez que le lien a été partagé ou consulté à tort.
- Évitez d'envoyer des documents d'identité par messagerie non sollicitée : utilisez uniquement l'espace transmis pour votre dossier.
Aucun système ne garantit un risque nul. En cas d'incident susceptible d'engendrer un risque pour les personnes, les responsables prennent les mesures requises et effectuent les notifications nécessaires.
8. Vos droits
Selon la situation et la base du traitement, vous pouvez demander l'accès à vos données, leur rectification, leur effacement, la limitation de leur utilisation, leur portabilité ou vous opposer à certains traitements fondés sur l'intérêt légitime.
Écrivez à contact.loc40@gmail.com en précisant votre demande. Une pièce d'identité ne sera demandée que si un doute raisonnable empêche de vérifier votre identité, et seules les informations strictement nécessaires seront alors utilisées.
Une réponse sera apportée dans le délai prévu par le RGPD, en principe un mois. Si vous estimez que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.